Asistență pentru întregul ciclu al achiziției
O procedură de achiziție publică nu trebuie tratată ca o succesiune de etape independente, ci ca un proces unitar în care fiecare decizie influențează legalitatea, eficiența și rezultatul etapelor următoare. VSS Consult oferă asistență specializată pe întregul ciclu al achiziției, de la identificarea și planificarea necesității până la finalizarea și monitorizarea contractului.
Intervenția noastră începe încă din etapa de planificare, prin analizarea necesităților instituției, structurarea achizițiilor și corelarea acestora cu obiectivele, bugetele disponibile și termenele de implementare. Sprijinim elaborarea strategiei anuale de achiziții publice și a programului anual al achizițiilor, astfel încât procedurile viitoare să fie fundamentate realist și organizate într un cadru predictibil.
În etapa pregătitoare acordăm asistență pentru elaborarea și verificarea referatelor de necesitate, strategiilor de contractare, documentațiilor de atribuire și documentelor justificative aferente. Urmărim definirea clară a obiectului achiziției, alegerea procedurii adecvate, fundamentarea valorii estimate, stabilirea criteriilor și cerințelor proporționale și corelarea tuturor documentelor care formează dosarul achiziției.
Pe parcursul derulării procedurii, sprijinim autoritatea contractantă în gestionarea solicitărilor de clarificări, formularea răspunsurilor, analiza eventualelor modificări ale documentației și menținerea unei comunicări conforme și transparente cu operatorii economici. Fiecare intervenție este analizată inclusiv din perspectiva impactului pe care îl poate produce asupra competiției, termenelor și riscului de contestare.
În etapa de evaluare oferim suport tehnic și procedural comisiilor de evaluare pentru verificarea documentelor de calificare, analizarea propunerilor tehnice și financiare, formularea solicitărilor de clarificări și documentarea concluziilor. Accentul este pus pe coerența raționamentului, tratamentul egal al ofertanților și existența unei justificări verificabile pentru fiecare decizie adoptată.
Asistența continuă și după atribuirea contractului. Urmărim obligațiile contractuale, termenele, modificările, documentele justificative și situațiile care pot genera riscuri juridice sau financiare. Administrarea contractului este astfel integrată în aceeași logică de conformitate care a stat la baza pregătirii și atribuirii procedurii.
Aria de intervenție
VSS Consult poate asigura suport pentru strategia anuală și programarea achizițiilor, elaborarea referatelor de necesitate și a strategiilor de contractare, pregătirea și verificarea documentațiilor de atribuire, gestionarea clarificărilor, asistența acordată comisiilor de evaluare, documentarea deciziilor procedurale, administrarea contractelor și identificarea măsurilor necesare pentru prevenirea contestațiilor, neregulilor și corecțiilor financiare.
Abordarea noastră urmărește menținerea unei continuități între toate etapele achiziției. O cerință formulată necorespunzător în etapa de pregătire poate deveni o problemă în evaluare, iar o decizie insuficient documentată poate genera vulnerabilități în etapa contractuală sau în cadrul unui control ulterior. Din acest motiv, tratăm procedura ca pe un singur traseu decizional, cu responsabilități, documente și justificări care trebuie să rămână coerente de la început până la final.
Rezultatul urmărit este o achiziție bine fundamentată, documentată complet, ușor de urmărit și capabilă să susțină fiecare decizie în fața operatorilor economici, organismelor de verificare, auditorilor sau organelor de control.
Asistența pe întregul ciclu al achiziției înseamnă continuitate, trasabilitate, control al riscurilor și conformitate de la prima necesitate identificată până la ultima obligație contractuală executată.